การลดต้นทุนโดยการเลือกเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร

 

 

หนึ่งในสิ่งแรกที่ต้องตรวจสอบเมื่อมองหาวิธีลดจำนวนเช่าเครื่องถ่ายเอกสารที่สามารถทำให้ธุรกิจเสียค่าใช้จ่ายได้คือการหาฟังก์ชั่นการทำงานของเครื่องถ่ายเอกสารที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน เช่าเครื่องถ่ายเอกสารใหม่มักจะรวมการพิมพ์สแกนส่งแฟกซ์และเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตหากใช้อย่างถูกต้องอุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่นเหล่านี้สามารถประหยัดจำนวนเครื่องถ่ายเอกสารและงานพิมพ์ที่ทำและมักจะมีราคาถูกก

เช่าเครื่องถ่ายเอกสารจำนวนมากมีฟังก์ชั่นดูเพล็กซ์สำหรับการพิมพ์สองด้าน

ว่าเมื่อเปรียบเทียบกับการใช้อุปกรณ์หลายเครื่องแยกกัน เมื่อความสามารถของเครื่องถ่ายเอกสารปัจจุบันได้รับการตั้งข้อสังเกตมันจะง่ายขึ้นมากในการทำงานซึ่งขั้นตอนในการลดต้นทุนการถ่ายเอกสาร

เช่าเครื่องถ่ายเอกสารมีเคล็ดลับบางอย่างที่ธุรกิจสามารถปฏิบัติได้

ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของเช่าเครื่องถ่ายเอกสารที่รวมการพิมพ์หรืออุปกรณ์แยกต่างหาก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในที่ทำงานใช้เครื่องถ่ายเอกสารหรือเครื่องพิมพ์เฉพาะเมื่อจำเป็นเท่านั้น นี่เป็นเคล็ดลับที่ชัดเจนมาก แต่สำเนาถ่ายเอกสารที่สิ้นเปลืองเกิดขึ้นบ่อยครั้งในธุรกิจส่วนใหญ่และเพียงแค่ทำให้ทุกคนในที่ทำงานคิดก่อนที่จะถ่ายเอกสารสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมากในราคา เช่าเครื่องถ่ายเอกสารใหม่จำนวนมากสามารถช่วยได้เนื่องจากสามารถเชื่อมต่อเครือข่ายได้รวมซอฟต์แวร์

เพื่อติดตามการพิมพ์ที่ทำและอนุญาตให้ตั้งค่าโควต้าผู้คนจำนวนมากใช้เครื่องถ่ายเอกสารเพื่อทำสำเนาเอกสารที่ต้องใช้ในการทำงาน ในกรณีที่ควรส่งเสริมให้พนักงานใช้เช่าเครื่องถ่ายเอกสารในการสแกนเอกสารและส่งให้ตนเองทางอิเล็กทรอนิกส์หมายถึงการเปลี่ยนแปลงร่างใด ๆ ที่เกิดขึ้นอาจกระทำบนคอมพิวเตอร์ของพวกเขาแทนที่จะเป็นสำเนา ทุกคนในที่ทำงานควรรับผิดชอบในการปิดเครื่องถ่ายเอกสารอย่างถูกต้องทุกคืนเพื่อประหยัดพลังงาน เช่าเครื่องถ่ายเอกสารจะเปลี่ยนเป็นโหมดสแตนด์บายโดยอัตโนมัติเมื่อไม่ได้ใช้งานเพื่อประหยัดพลังงานในระหว่างวันทำงานซึ่งอาจช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านพลังงาน

ควรตั้งค่านี้เป็นค่าเริ่มต้นลดจำนวนกระดาษที่ใช้ลงอย่างมากและช่วยลดค่าใช้จ่าย เช่าเครื่องถ่ายเอกสารที่ทำในช่วงห้าปีที่ผ่านมามีแนวโน้มที่จะรวมการพิมพ์สแกนส่งแฟกซ์และถ่ายเอกสารในเครื่องเดียวซึ่งหมายความว่าแทนที่จะทำสำเนาถ่ายเอกสารสามารถสแกนเข้าเครื่องถ่ายเอกสารและส่งทางอีเมลหรือแฟกซ์

มีตัวเลือกมากมายที่สามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายของเครื่องถ่ายเอกสารได้จริง ๆ แต่สิ่งเหล่านี้จะมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อทุกคนในที่ทำงานได้รับการศึกษาเกี่ยวกับวิธีการใช้เหล่านี้อย่างถูกต้อง หากพนักงานทุกคนมีความรู้เกี่ยวกับวิธีการใช้เครื่องถ่ายเอกสารอย่างคุ้มค่าที่สุดการใช้จ่ายโดยรวมอาจลดลงด้วยอัตรากำไรขั้นต้นที่มาก ธุรกิจอาจพิจารณาปรับปรุงเครื่องถ่ายเอกสารเพื่อให้มีฟังก์ชั่นที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน